A AGO é regulada pelos artigos 132 a 134, da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976.
O primeiro passo para a realização da mesma é a convocação na forma instituída no artigo 124.
E deve ser realizada nos 4 primeiros meses seguintes ao término do exercício social, ou seja, o mais comum é que se realize até o dia 30 de abril de cada ano, já que a maioria dos exercícios sociais termina em 31 de dezembro.
Devendo, obrigatoriamente, estar na ordem do dia: tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; aprovar a correção da expressão monetária do capital social (artigo 167).
Lembrando que até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO, por anúncios publicados na forma contida no artigo 124, os administradores devem comunicar que estão à disposição dos acionistas o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; a cópia das demonstrações financeiras; o parecer dos auditores independentes, se houver; o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver e os demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
Não esquecendo, também, que o relatório da administração; as demonstrações financeiras e o parecer dos auditores independentes, se houver, serão publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data da realização da AGO.
A publicação é indispensável, mesmo que ocorra o comparecimento da totalidade dos acionistas.
Salvo se a companhia for fechada, tiver menos de vinte acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais); de acordo com o artigo 294 da mesma lei.
Deverão, porém, tais documentos aprovados, ser arquivados na Junta Comercial juntamente com a AGO.
O que se pode dispensar, se a assembleia reunir a totalidade dos acionistas, é a publicação dos anúncios ou a inobservância dos prazos acima mencionados.
A AGO será arquivada no registro do comércio e publicada, por uma vez, em cada, no Diário Oficial da União, do Estado ou do Distrito Federal, conforme a localização da sociedade, e em jornal de grande circulação editado no local da sede (artigo 289).
Posteriormente as publicações também deverão ser arquivadas na Junta Comercial (artigo 289, § 5º).
Algumas considerações sobre até quando a AGO deve ser realizada e arquivada na Junta Comercial:
- Não há dúvida de que toda S/A tem que realizar uma AGO anualmente (artigo 132), assim como para esta existem matérias exclusivas (artigos 131 e 132);
- A lei também não veda expressamente que a AGO se realize em período posterior aos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social, e não permite que as matérias da AGO sejam aprovadas por uma Assembleia Geral Extraordinária – AGE (artigo 131);
- Portanto é indispensável a realização da AGO anualmente. E que, não se realizando a mesma no período mencionado na lei, ela terá que ser realizada de qualquer maneira.
- A assembleia convocada e instalada de acordo com a lei e o estatuto tem poderes para tomar resoluções convenientes à defesa e desenvolvimento da sociedade (artigo 121);
Conclui-se, então, que no interesse da própria sociedade, da preservação desta, que a AGO, excepcionalmente, pode e deve ser realizada, ainda que posteriormente aos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social.
Independente de ser realizada, cumulativamente, uma AGO/E (Parágrafo único do artigo 131), em que a primeira aprove as matérias do artigo 132, e a segunda rerratifique o não cumprimento do prazo para a realização e a aprovação das matérias exclusivas da AGO.
Quanto ao prazo para registro na Junta Comercial vale o que indica o artigo 1.151, parágrafo 1º, do Código Civil: trinta dias contados da lavratura.
Lembrando que os atos registrados após o referido prazo, produzirão efeitos somente a partir da data de sua concessão (artigo 1.151, parágrafo segundo, do Código Civil).
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